Ben jij dit jaar uitgekozen om het gezamenlijke weekend te organiseren voor je vrienden of je familie? Hoe ga je dat aanpakken? Het moet voor iedereen een nooit meer te vergeten weekend worden en hoe krijg je dat voor elkaar met al die verschillende wensen en mogelijkheden. Op vakantie met een groep vrienden of familie is leuk, maar het vraagt wel om een goede voorbereiding. Belangrijk dus om alle wensen te inventariseren of op een rij te krijgen. En natuurlijk belangrijk is het gezamenlijke budget, wat wil je met elkaar besteden aan een accommodatie en eventuele activiteiten, eten en drinken en …………..?
Daarom hebben we een lijst met aandachtpunten gemaakt voor de voorbereiding van jullie weekendje weg.
Hoeveel mensen gaan er mee en wat is de samenstelling?
Dit is natuurlijk waar je mee begint. De grootte van de groep bepaalt de keuze van de groepsaccommodatie. Voor groepen van 8-25 personen is er veel aanbod maar hoe groter de groep, des te minder keus je hebt. Dus inventariseer eerst hoeveel mensen er echt meegaan en wat de samenstelling van de groep is (aantal volwassenen, aantal kinderen, aantal jongeren). Voor de toeristenbelasting bijvoorbeeld moet je vaak aangeven hoeveel mensen beneden 13 jaar zijn.
Welke datum en welke periode?
Je hebt een datum nodig waarop iedereen kan zodat je allereerst de beschikbaarheid kunt checken van accommodaties die je op het oog hebt. Weet dat weekenden in mei, juni, september en oktober erg gewild zijn en dus vaak ruim van te voren geboekt worden. Zeker in de vakantieweken en weekenden in deze maanden, net zoals ook de periode van kerst en oud en nieuw. Bijzondere weekenden en feestdagen zijn vaak ook duurder. Handig dus om dit van te voren af te stemmen en ook als het kan meerdere weekenden te kiezen waarop het uitje zou kunnen plaatsvinden.
Wat is een realistisch budget?
Wat heeft iedereen over voor dit vrienden- of familieweekend? Niet iedereen heeft evenveel te besteden en gaat even vaak op vakantie. Overleg op voorhand met je groepsleden wat het maximaal te besteden budget is en stel een realistisch budget vast. Werk met dit budget bij de zoektocht naar een geschikte locatie.
En wat zijn je grootste kostenposten: de groepsaccommodatie, eten en drinken, gezamenlijke activiteiten en uitjes. Houd ook rekening met eventuele extra kosten zoals die voor schoonmaak, barbecue, houtvuur, energiekosten, jacuzzi, bedlinnen of verjaardagstaart?
Kies globaal een regio of locatie
In welke regio zoek je een groepsaccommodatie? Dichtbij of verder weg. Hoe lang wil je maximaal reizen voordat je op locatie bent? Ben je op zoek naar een locatie in het bos, bij de zee, een stad of heerlijk in de natuur ergens op het platteland. Voor sommige groepen is het misschien belangrijk dat er een grote stad in de buurt is om naar toe te gaan? De antwoorden op deze vragen geven je meer richting.
En zijn er mensen die met het openbaar vervoer komen. Dan is het belangrijk dat de accommodatie met het openbaar vervoer bereikt kan worden of dat je in ieder geval in de buurt kunt komen.
Wat gaat we doen?
Als je al eerder op weg bent geweest met je vrienden- of familiegroep dan zul je globaal weten waar de interesses liggen en of men vooral in en rond de accommodatie vertoeft of dat men graag op pad wil of allebei? Belangrijk dus om de verwachtingen daarover op voorhand te bespreken. En als je gezamenlijk op pad wil kies dan een paar soorten activiteiten zodat je daarmee rekening kunt houden bij de keuze van de locatie. En als je een gezamenlijke activiteit wilt doen dan zal die gereserveerd moeten worden en kan dat maar beter zo snel mogelijk gebeuren. Dit geldt ook voor een eventuele cateraar. Uiteraard nadat je je definitieve locatie hebt geboekt.
Bijzondere wensen
Gaat er iemand mee die minder mobiel of mindervalide is of speciale eetwensen heeft? Niet elke locatie is ingericht voor mindervaliden. Goed ook om dit op voorhand te inventariseren, zodat je hier rekening mee kunt houden.
Faciliteiten van de groepsaccommodatie
Voldoen de faciliteiten van de accommodatie aan de wensen en eisen van je groepsleden? Sta hiervoor stil bij de volgende zaken:
– kookfaciliteiten, grootte van keuken, binnen- en buitenkeuken
– aanwezigheid van gezellige leefruimte (groot genoeg voor de hele groep)
– aanwezigheid van terrassen en tuinmeubilair
– buitenruimte: tuin en speelplek voor kinderen en volwassenen
– voldoende parkeergelegenheid en fietsenstalling
– het aantal badkamers
– extra’s: sauna, bubbelbad, jacuzzi
– is er lokale catering
– is de accommodatie rolstoelvriendelijk
Beschikbaarheid en optie op datum
Check zo vroeg mogelijk de beschikbaarheid van de accommodatie en boek als iedereen de accommodatie geschikt vindt. Weet je het nog niet helemaal zeker, doe dan een optie op een periode zodat je de tijd hebt om te checken of iedereen kan. Vaak mag een optie maximaal 1 week duren.
Huurvoorwaarden en annuleringsvoorwaarden
Bekijk ook op voorhand de huurvoorwaarden en annuleringsvoorwaarden zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Zijn schoonmaakkosten of energiekosten bij de prijs inbegrepen, is er sprake van een borgsom, wanneer kun je erin en wanneer moet je er weer uit. Tot hoe laat kun je buiten een muziekje afspelen en nog buitenactiviteiten doen? En wat zijn de voorwaarden en kosten bij annuleren? Is het handig om een annuleringsverzekering af te sluiten? Sommige mensen hebben dit voor hun zelf verzekerd maar geldt dat ook voor de huur bij een hele groep. Verhuurders van accommodaties kunnen vaak verwijzen naar een verzekeraar voor annuleren.
Communicatie met verhuurder
Is er een vast aanspreekpunt om even mee te bellen? Het is altijd fijn als je even kunt bellen over praktische zaken en niet steeds iemand anders krijgt.
Bij de Boefjes heeft veel faciliteiten en is geschikt als groepsaccommodatie voor 16 – 20 personen (per april 2025 komen er twee twee persoonskamers bij.
Adres:
De Fledders 10
9335 TH Zuidvelde (Drenthe, vlakbij Assen)
T: 06 21 99 83 87 (Gea)
Wil je alvast online sfeer proeven? Kijk dan op Facebook of Instagram.